El presente documento contiene los parámetros y condiciones bajo los cuales el Responsable delTratamiento gestionará la recolección, tratamiento, custodia y destrucción de los Datos Personales queconocerá en desarrollo de su objeto social, y, en particular, a los contenidos en las bases de datosconformados por la información de Visitantes, Clientes, Proveedores, empleados, ContrapartesContractuales o terceros en general; así como las políticas y procedimientos para que los Titularesconozcan, actualicen o rectifiquen sus Datos Personales.
Para efectos del presente documento los términos con mayúscula inicial utilizados tendrán el significadoque se les atribuye a continuación:
2.1.
Accionista: Persona Jurídica titular de acciones en KALA.
2.2.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular de los Datos Personales parallevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
2.3.
Bases de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
2.4.
Cliente: Persona Natural o Jurídica con la cual la entidad tiene un Contrato de Mutuo
2.5.
Contraparte Contractual: Persona Natural o Jurídica con la cual KALA (i) ha suscrito un acuerdode confidencialidad, o (ii) tiene un vínculo contractual mediante el cual dicha persona proveerecursos económicos a KALA en desarrollo de contratos de financiamiento, compraventa deactivos, factoring o cualquier otro.
2.6.
Datos Personales: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o variaspersonas naturales determinadas o determinables y sus Datos Personales Sensibles cuando se requieran.
Esos datos se clasifican en:
2.6.1.
Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datospúblicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficioy a su calidad de comerciante o de servidor público.
2.6.2.
Dato Personal Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevantepara la persona titular del dato.
2.6.3.
Dato Semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, nipública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino tambiéna cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, por ejemplo, los referentesal cumplimiento e incumplimiento de las obligaciones financieras o los datos relativos a lasrelaciones con las entidades de la seguridad social.
2.7.
Datos Personales Sensibles: Son aquellos Datos Personales que afectan la intimidad del Titular ocuyo uso indebido puede generar discriminación tales como origen racial o étnico, orientaciónpolítica, convicciones religiones, pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, partidospolíticos, orientación sexual y los datos biométricos.
2.8.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o enasocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
2.9.
Proveedores: Persona Natural o Jurídica que preste servicios a la entidad en virtud de una relacióncontractual y/o comercial.
2.10.
Responsable del Tratamiento o Responsable: Persona natural o jurídica, pública o privada, quepor sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los DatosPersonales. Para efectos de la presente política el Responsable será KALA.
2.11.
Titulares: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
2.12.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales comorecolección, custodia, uso, circulación, destrucción, transferencia, transmisión etc.
2.13.
Transferencia: Ésta tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento, ubicadoen Colombia envía información a un receptor que a su vez es Responsable del tratamiento y seencuentra dentro o fuera del país.
2.14.
Transmisión: Es el tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismosdentro o fuera del Territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realizaciónde un tratamiento por el Encargado por cuenta de Responsable.
2.15.
Visitantes: Persona Natural que accede a las instalaciones de KALA.
El Responsable del Tratamiento es una sociedad comercial, legalmente constituida en Colombia,identificada con el NIT 901.541.749-7, dedicada principalmente a actividades otorgamientos de créditoa personas naturales o jurídicas.
Dirección: Carrera 11B No 99 – 25
Correo electrónico: legal@kalacredito.com
Los Datos Personales que el Responsable recolecte, reciba, registre, almacene, custodie, conserve,reporte, consulte, use, entregue, comparta, circule, modifique, transfiera, transmita, elimine y suprima,serán utilizados para las siguientes finalidades de acuerdo al vínculo que el Titular tenga con elResponsable del Tratamiento.
4.1.
Accionistas
4.1.1.
Pago de dividendos
4.1.2.
Administración de riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.
4.1.3.
Remisión de información a los Entes de Control.
4.1.4.
Envió de información y comunicaciones respecto de KALA.
4.1.5.
Efectuar presentaciones ante entidades del sector privado o público en desarrollo delobjeto social de KALA.
4.1.6.
Almacenamiento en servidores o repositorios de KALA o de terceros ubicados en Colombiao fuera del país.
4.1.7.
Envío de los Datos Personales a las Contrapartes Contractuales.
4.1.8.
Circulación entre las compañías y/o terceros que participen en la relación comercial y/ocontractual, con domicilio en Colombia o fuera del país.
4.2.
Empleados y Candidatos
4.2.1.
Evaluación de perfil y factores de seguridad.
4.2.2.
Afiliaciones al sistema de seguridad social.
4.2.3.
Administración de nómina.
4.2.4.
Administración de riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.
4.2.5.
Remisión de información a los Entes de Control que así lo soliciten.
4.2.6.
Envió de información y comunicaciones respecto de KALA.
4.2.7.
Almacenamiento en servidores o repositorios de KALA o de terceros ubicados en Colombiao fuera del país.
4.2.8.
Envío de los Datos Personales a las Contrapartes Contractuales.
4.2.9.
Circulación entre las compañías y/o terceros que participen en la relación comercial y/ocontractual, con domicilio en Colombia o fuera del país.
4.3.
Clientes
4.3.1.
Procesos internos tales como facturación, cartera, análisis de mercado, estadísticos,procesamiento de datos, etc.
4.3.2.
Administración de riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.
4.3.3.
Envío de Información Comercial de KALA y sus aliados de negocio.
4.3.4.
Envío de los Datos Personales a las autoridades competentes que lo soliciten.
4.3.5.
Circulación entre las compañías y/o terceros que participen en la relación comercial y/ocontractual, con domicilio en Colombia o fuera del país.
4.3.6.
Envío de los Datos Personales a las Contrapartes Contractuales, con el único propósito quelas Contrapartes Contractuales analicen la información de los Titulares para decidir sobre laviabilidad o no de adquirir o recibir en garantía los créditos adeudados por los Clientes.
4.3.7.
Con fines de comercio electrónico.
4.3.8.
Envió de información comercial, publicitaria y mercadeo relacionada con la actividadcomercial.
4.3.9.
Consultas en operadores de información de seguridad social autorizados por el Ministeriode Salud y Protección Social, con fines de análisis de riesgo y validación de ingreso.
4.3.10.
Almacenamiento en servidores o repositorios de KALA o de terceros ubicados en Colombiao fuera del país.
4.4.
Proveedores y Contrapartes Contractuales
4.4.1.
Administración de riesgos inherentes a la relación comercial que se establezca con el Titularde la Información, tales como Riesgo Operativo y Lavado de Activos y Financiamiento delTerrorismo.
4.4.2.
Con fines estadísticos, procesos administrativos, financieros y contables
4.4.3.
Procesos de facturación.
4.4.4.
Almacenamiento en servidores o repositorios de KALA o de terceros ubicados en Colombiao fuera del país.
4.4.5.
Evaluación del cumplimento de las obligaciones adquiridas con KALA.
4.4.6.
Envío de los Datos Personales a las Contrapartes Contractuales.
4.4.7.
Contacto telefónico, presencial o mediante comunicaciones escritas enviadas porcualquier medio, relacionadas con el vínculo comercial y/o contractual existente y deconformidad con la normatividad vigente y aplicable a la actividad de las PersonasAutorizadas.
4.4.8.
Remisión de información a los Entes de Control.
4.4.9.
Circulación entre las compañías y/o terceros que participen en la relación comercial y/ocontractual, con domicilio en Colombia o fuera del país.
Para efectos del presente documento los términos con mayúscula inicial utilizados tendrán el significadoque se les atribuye a continuación:
5.1.
De conformidad con el RCPDP los Titulares de los Datos Personales tienen los siguientes derechos:
5.1.1.
Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Responsable y Encargado delTratamiento. Este derecho se podrá ejercer entre otros ante datos parciales, inexactos,incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento estéexpresamente prohibido o no haya sido autorizado.
5.1.2.
Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable y Encargado del Tratamiento,salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, deconformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581.
5.1.3.
Ser informado por el Responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento, previasolicitud, respecto del uso que le ha dado a los datos personales del Titular.
5.1.4.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lodispuesto en el RCPDP.
5.1.5.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato personal cuando en el Tratamientono se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoriay/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio hayadeterminado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido enconductas contrarias a la Ley 1581 y a la Constitución.
5.1.6.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
5.2.
Los anteriores derechos podrán ejercerse por las siguientes personas:
5.2.1.
Por el Titular;
5.2.2.
Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad;
5.2.3.
Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación oapoderamiento.
En desarrollo de su actividad comercial, KALA realiza Tratamiento de Datos Sensibles para propósitosespecíficos.
KALA sólo efectuará Tratamiento de Datos Personales Sensibles en tanto haya sido previamenteautorizado por el respectivo Titular y los tratará bajo estándares de seguridad y confidencialidadcorrespondientes a su naturaleza. Para este fin, KALA ha implementado medidas administrativas,técnicas, humanas y jurídicas contenidas en su Manual de Políticas y Procedimientos, de obligatoriocumplimiento para sus empleados y, en tanto sea aplicable, a sus proveedores, compañías vinculadasy aliados comerciales.
El Titular tiene derecho a optar por no suministrar cualquier información sensible solicitada por elResponsable, relacionada, entre otros, con datos sobre su origen racial o étnico, la pertenencia asindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, convicciones políticas, religiosas, de la vidasexual, biométricos o datos de salud.
En la recopilación de Datos Personales Sensibles en todo caso, se advertirá, que la misma es de carácterfacultativo y no constituye condición para acceder a ninguno de nuestros productos o servicios.
El suministro de los Datos Personales de menores de edad es facultativo y debe realizarse conautorización de los padres de familia o representantes legales del menor.
KALA tratará la información y Datos Personales de menores de edad de forma estrictamenteconfidencial, bajo medidas de seguridad adecuadas y con estricto respeto de sus derechosprevalentes.
Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento se requiere la autorización previa,expresa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objetode consulta y verificación posterior.
La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:
9.1.
Datos de naturaleza pública.
9.2.
Casos de urgencia médica o sanitaria.
9.3.
Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
9.4.
Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
Para realizar peticiones, consultas o reclamos con el fin de ejercer los derechos a conocer, actualizar,rectificar, suprimir los datos o revocar la autorización otorgada, el Titular o sus causahabientes puedenutilizar cualquiera de los siguientes canales de comunicación:
Dirección Física: Carrera 11B # 99 - 25
Correo electrónico: legal@kalacredito.com
Responsable: Director Jurídico
Las funciones del Oficial de Protección de Datos de KALA se radican en la Dirección Jurídica de KALA.
El Director Jurídico, en su calidad de Oficial de Protección de Datos Personales, tendrá como funcionesprincipales velar por la implementación efectiva de las políticas y procedimientos adoptados por KALApara dar cumplimiento al Régimen Colombiano de Protección de Datos Personales, y hacerse cargode la estructuración, diseño y administración del Programa Integral de Gestión de Datos Personales. (*)
11.1.
Consultas
Se absolverán en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de surecibo.
Cuando no fuere posible responder la consulta dentro de dicho término, se informará alinteresado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora yseñalando la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar loscinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
11.2.
Reclamos
11.2.1.
Los Titulares o sus causahabientes que consideren que la información contenida en unaBase de Datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o que adviertan elpresunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en el RCPDP, podránpresentar un reclamo ante el Responsable a través de cualquiera de los canales decomunicación descritos anteriormente el cual deberá contener la siguiente información:i.) Nombre e identificación del Titular;ii.) La descripción precisa y completa de los hechos que dan lugar al reclamo;iii.) La dirección física o electrónica para remitir la respuesta e informar sobre el estado deltrámite;iv.)Los documentos y demás pruebas que se pretendan hacer valer.
11.2.2.
En caso de que el Responsable no sea competente para resolver el reclamo presentado,dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles einformará de la situación al interesado.
11.2.3.
Si el reclamo resulta incompleto, el Responsable requerirá al interesado dentro de los cinco(5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) mesesdesde la fecha del requerimiento, sin que el peticionario presente la información solicitada,se entenderá que ha desistido de aquél.
11.2.4.
Una vez recibido el reclamo completo, el Responsable incluirá en la respectiva base dedatos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término nomayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo seadecidido.
11.2.5.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados apartir del día siguiente a la fecha de su recibo, y si no fuere posible responder en dichotérmino, el Responsable informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en queaquél se atenderá, sin llegar a supe
KALA tiene presente que los Datos Personales son de propiedad de las personas a las que se refieren ysolamente ellas pueden decidir sobre los mismos. En ese sentido, hará uso de los Datos Personalesrecolectados únicamente para las finalidades para las que se encuentra debidamente facultado yrespetando, en todo caso, la normatividad vigente sobre la Protección de Datos Personales.
KALA atenderá los deberes previstos para los Responsables del Tratamiento, contenidos en el artículo17 de la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten, modifiquen o sustituyan.
En desarrollo del Principio de Seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, KALA ha adoptado lasmedidas técnicas, humanas y administrativas consideradas necesarias para otorgar seguridad a losDatos Personales objeto de Tratamiento, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso noautorizado o fraudulento.
La presente política rige a partir del primero (1º) de diciembre de 2021 y las Bases de Datos sujetas aTratamiento se mantendrán vigentes mientras ello resulte necesario para las finalidades establecidasen el punto 3 de este documento.
